Politique de données personnelles

Article 1. Qui est responsable de quoi

Pour les données des élèves, de leurs responsables et du personnel, l'école est responsable de traitement. C'est elle qui décide d'utiliser la plateforme, saisit les données, ouvre les comptes, accorde les droits et répond aux familles. L'éditeur de la plateforme est sous-traitant : il héberge et fait fonctionner le logiciel pour le compte de l'école, sur ses instructions, et n'utilise ces données à aucune autre fin.

Pour le site public et pour les dossiers d'ouverture d'école, l'éditeur est responsable de traitement.

Pour les paiements en ligne, le prestataire de services de paiement choisi par l'école traite les données du paiement sous sa propre responsabilité, dans le cadre de son contrat avec l'école.

Article 2. Les données traitées

Élèves

Nom et prénoms ; date et lieu de naissance et sexe, lorsqu'ils sont connus de l'école ; matricule interne ; matricule national lorsque l'école le renseigne ; photographie lorsque l'école la dépose ; classes et inscriptions année par année ; notes, moyennes, rangs et bulletins ; absences ; l'état des pièces du dossier d'inscription (fournie, manquante, périmée), sans les pièces elles-mêmes.

Responsables d'élèves

Nom et prénoms ; téléphone ; lien avec l'élève ; rôles reconnus par l'école (payeur, destinataire des bulletins, contact d'urgence, autorisé à venir chercher l'enfant) ; profession et adresse lorsque l'école les saisit ; adresse de courriel lorsqu'elle est donnée ; pour l'espace parents, l'accès remis et le journal de ses ouvertures.

Personnel et comptes

Nom et prénoms ; identifiant de connexion ; mot de passe sous forme hachée ; rôles et droits ; fonction et affectations ; coordonnées lorsque l'école les saisit.

Paiements

Montant, date, mode, numéro de reçu, nom du payeur tel que saisi, imputation sur les frais ; pour un paiement en ligne, la référence attribuée par le prestataire et l'état de la transaction. Jamais de numéro de carte ni de code de portefeuille mobile.

Traces d'usage

Qui a modifié un réglage et quand, avec la valeur précédente ; qui a encaissé ; qui a réédité un reçu et quand ; qui a édité un document ; pour l'espace parents, la date de chaque ouverture, la rubrique consultée et le préfixe de l'adresse IP ; pour la console de l'éditeur, qui a posé un mot de passe sur un compte de direction et pour quel motif.

Journaux techniques

Le serveur tient des journaux d'accès (adresse IP, date, page demandée, navigateur) pour la sécurité du service et le diagnostic des pannes.

Dossiers d'ouverture d'école

Nom de l'école, ville, nom de la personne à joindre, un moyen de la joindre, effectif approximatif.

Acceptations des textes de la plateforme

Version acceptée, date et heure, identifiant du compte de direction ou jeton du dossier d'ouverture, préfixe de l'adresse IP.

Article 3. Pourquoi ces données sont traitées

• tenir le registre des élèves et des inscriptions ;
• établir les frais de scolarité et en suivre le règlement ;
• encaisser et délivrer des reçus numérotés ;
• calculer les moyennes et éditer les bulletins ;
• produire les documents administratifs de l'école ;
• permettre à la direction d'ouvrir des comptes à son personnel et de fixer leurs droits ;
• informer les familles et leur donner accès à la situation de leur enfant, lorsque l'école le décide ;
• rappeler les échéances aux familles, lorsque l'école le décide ;
• assurer la sécurité du service et diagnostiquer les pannes ;
• conserver la preuve de l'acceptation des conditions d'utilisation.

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires. Aucune n'est vendue, louée ni cédée.

Article 4. Qui accède aux données

Le personnel de l'école, chacun selon les droits que la direction lui accorde. Une personne sans droit sur un écran ne le voit pas et ne peut pas l'appeler.

Les responsables d'élèves, pour les seuls enfants qui leur sont rattachés, lorsque l'école a mis l'espace parents en service.

L'éditeur, dans la mesure nécessaire au fonctionnement, à la maintenance, à la réparation ou à une demande de la direction ; ces accès sont tracés. Sa console de supervision lit le registre des écoles, leur abonnement, leurs comptes et leurs acceptations ; elle n'ouvre pas la base d'une école pour y lire des élèves, des notes ou des paiements.

Le prestataire de services de paiement choisi par l'école reçoit, pour chaque paiement en ligne, le montant, une référence et les coordonnées du payeur si celui-ci les a données.

L'hébergeur fournit les serveurs ; il n'est pas destinataire des données.

Personne d'autre, sauf obligation légale. Dans ce cas, l'école en est informée, à moins que la loi ne l'interdise.

Article 5. Où sont les données, et le transfert hors du Bénin

Les serveurs sont situés aux Pays-Bas, dans l'Union européenne, chez un hébergeur professionnel. Les données sont donc traitées hors du Bénin.

Ce traitement hors du territoire constitue un transfert de données vers l'étranger au sens du code du numérique. Chaque école, responsable de traitement, effectue ses propres formalités auprès de l'APDP, y compris pour ce transfert. L'éditeur lui fournit les éléments nécessaires : le présent document, la description des mesures de sécurité de l'article 7, la localisation des serveurs et la liste de ses sous-traitants.

Article 6. Combien de temps

Les données de l'école (élèves, responsables, personnel, inscriptions, frais, paiements, notes, bulletins, documents) sont conservées tant que l'école utilise la plateforme. Le logiciel garde l'historique des années précédentes, parce qu'un bulletin ou un reçu doit rester vérifiable des années après son édition. L'école garde la main : elle corrige une fiche, clôt une inscription, ferme un compte, retire un responsable, ferme un accès parent.

À la fin de la relation, l'école exporte ses données ; sa base est ensuite supprimée sur sa demande écrite, sauvegardes comprises à l'expiration de leur cycle.

Un accès à l'espace parents vaut jusqu'à l'échéance fixée par l'école ou jusqu'à sa révocation. Le journal de ses ouvertures suit les données de l'école.

Les journaux techniques sont conservés pendant une durée limitée, puis effacés par rotation.

Un dossier d'ouverture d'école est conservé pendant l'instruction de la demande, puis pendant la relation avec l'école ouverte. Un dossier resté sans suite est supprimé à la demande de la personne qui l'a ouvert.

Les acceptations des textes de la plateforme sont conservées tant que l'école existe : elles en sont la preuve.

Article 7. Comment les données sont protégées

• une base de données par école, séparée de celles des autres écoles ;
• des échanges chiffrés entre le navigateur et le serveur ;
• des comptes personnels, un mot de passe par personne enregistré sous forme hachée, des droits par rôle, et un ralentissement des tentatives de connexion répétées ;
• une sauvegarde de la base de chaque école chaque nuit, conservée quinze jours, lisible du seul compte qui l'écrit ;
• les clés du prestataire de paiement chiffrées avant enregistrement, jamais réaffichées, remplaçables et révocables par l'école ; l'ouverture des réglages qui les portent demande une nouvelle saisie du mot de passe ;
• un accès parent sans mot de passe : un lien ou un code remis par l'école, dont la plateforme ne garde qu'une empreinte, et qui se ferme après un nombre limité d'essais erronés ;
• des traces sur les gestes qui comptent : réglages, encaissements, rééditions de reçus, remises de mot de passe par l'éditeur ;
• des accès de l'éditeur limités au nécessaire et tracés.

Article 8. L'espace parents

Lorsque l'école le met en service, chaque responsable d'élève reçoit de l'école un accès personnel : un lien à ouvrir ou un code à saisir, sans mot de passe à retenir.

Ce que le responsable voit : les enfants qui lui sont rattachés dans le registre de l'école, leur classe, l'état de leur compte (frais attendus, versements, reçus) et leurs bulletins, selon ce que l'école a choisi de rendre visible dans ses réglages. Ce qu'il ne voit jamais : un autre élève, une liste de classe, une donnée du personnel.

Ce que la plateforme enregistre : la date et l'heure de chaque ouverture, la rubrique consultée, le préfixe de l'adresse IP. Jamais l'adresse complète, jamais le contenu d'un écran.

Ce que l'école peut faire : fermer un accès à tout moment, en remettre un nouveau, fixer la durée de validité. L'accès prend fin de lui-même à cette échéance. Un changement du numéro de téléphone du responsable ferme l'accès, parce que ce numéro est ce par quoi l'école reconnaît la personne.

Article 9. Les communications aux familles

Les messages de la plateforme aux familles passent par courriel, lorsque la famille a donné une adresse, et par l'espace parents. Ils sont envoyés au nom de l'école, avec l'adresse de l'école en réponse lorsqu'elle en a une : reçu d'un versement, récépissé d'une demande d'inscription, rappel d'une échéance. L'école décide de ce qui part et à qui, et peut suspendre les rappels d'une famille. La plateforme n'utilise aucun autre canal.

Article 10. Vos droits, et comment les exercer

Toute personne dont les données sont traitées (un responsable, un élève par ses représentants légaux, un membre du personnel) peut demander à accéder à ses données, à les faire rectifier, à s'opposer à un traitement, ou à obtenir l'effacement de ce que l'école n'est pas tenue de conserver. Elle peut aussi saisir l'APDP.

Ces droits s'exercent auprès de l'école, responsable de traitement, qui dispose dans le logiciel des moyens d'y répondre : corriger une fiche, clore une inscription, retirer un responsable, fermer un accès parent, remettre un relevé. Une demande adressée par erreur à l'éditeur est transmise à l'école concernée, et l'éditeur assiste l'école dans sa réponse.

Pour les données dont l'éditeur est lui-même responsable (le site public, les dossiers d'ouverture d'école), la demande s'adresse à l'éditeur, aux coordonnées de l'article 14.

L'Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP) siège à Cotonou ; son site est apdp.bj.

Article 11. Cookies et stockage dans le navigateur

La plateforme dépose des cookies techniques, nécessaires à la session de la personne connectée et à la protection des formulaires. Elle retient dans le navigateur le choix du thème d'affichage (clair ou sombre) et, dans le logiciel, la date de la dernière lecture de la page « Nouveautés ». Aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d'audience d'un tiers, aucun pistage.

Article 12. Le site public et le dossier d'ouverture d'école

Le site scolaria.bj se lit sans rien demander à ses visiteurs. Le formulaire d'ouverture d'école collecte le nom de l'école, sa ville, le nom de la personne à joindre, un moyen de la joindre (téléphone ou courriel) et un effectif approximatif. L'éditeur est responsable de ce traitement ; sa finalité est d'instruire la demande, de joindre la personne et d'ouvrir l'espace de l'école. Le lien du dossier n'est remis qu'à la personne qui l'a ouvert.

Article 13. Modifications

Ce document peut être modifié. Chaque version porte un numéro et une date, publiés en tête de cette page, et une nouvelle version est présentée à l'acceptation de la direction de chaque école à sa connexion suivante.

Article 14. L'éditeur

La plateforme Scolaria est éditée et exploitée par l'éditeur de la plateforme Scolaria. L'éditeur est joignable à l'adresse suivante : +229 01 56 92 86 60.