Conditions d'utilisation

Article 1. Ce que couvrent ces conditions

Scolaria est un logiciel de gestion scolaire proposé en ligne aux établissements privés du Bénin : inscriptions et réinscriptions, frais de scolarité, caisse et reçus, recouvrement, notes et bulletins, documents administratifs. Chaque établissement dispose de son propre espace, à une adresse qui lui est propre, et d'une base de données séparée de celle des autres établissements.

Ces conditions s'appliquent à l'établissement qui utilise la plateforme (ci-après « l'école »), représenté par sa direction, et à toute personne à qui l'école ouvre un compte. Dans un groupe scolaire, elles s'appliquent à chaque annexe comme à l'établissement principal.

Les élèves et leurs responsables ne sont pas parties à ces conditions. Ils sont en relation avec l'école, qui décide de ce que la plateforme leur montre et leur envoie.

Article 2. Acceptation et versions

L'école accepte ces conditions et la politique de données personnelles en cochant la case prévue à la création de son dossier d'ouverture. Une école ouverte avant leur publication, ou après un changement de version, les accepte à la première connexion d'un compte de direction : l'écran d'acceptation lui est présenté avant tout autre.

La plateforme enregistre chaque acceptation avec le numéro de version du texte, la date et l'heure, l'identifiant du compte de direction ou le jeton du dossier d'ouverture, et le préfixe de l'adresse IP d'où elle a été donnée. Cet enregistrement est conservé tant que l'école existe. Il est opposable à l'école comme il est opposable à l'éditeur.

Tant que la direction n'a pas accepté la version en vigueur, les comptes de direction retrouvent l'écran d'acceptation à chaque connexion ; les autres comptes travaillent normalement. Le paiement en ligne ne peut pas être mis en service sans cette acceptation.

Article 3. Comptes et connexion

L'école reçoit, à son ouverture, un lien qui lui permet de créer son premier compte de direction. Elle crée ensuite les comptes de son personnel et accorde à chacun ses droits, depuis le logiciel, sans intervention de l'éditeur.

On se connecte avec un identifiant et un mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés sous une forme hachée : l'éditeur ne peut ni les lire ni les communiquer. Un mot de passe remis de la main à la main doit être changé à la première connexion. Les tentatives de connexion répétées sont ralenties.

L'école répond de l'usage des comptes qu'elle ouvre et des droits qu'elle accorde. Elle ferme les comptes des personnes qui quittent l'établissement.

Si la direction perd son mot de passe, elle demande à l'éditeur d'en poser un nouveau. Ce geste est tracé dans l'école avec son motif et le nom de l'opérateur qui l'a fait ; le mot de passe posé doit être changé à la première connexion.

Article 4. Ce que fait l'école, et ce dont elle répond

L'école saisit les données de ses élèves, de leurs responsables et de son personnel, et les tient à jour. Elle répond de leur exactitude et de la licéité de leur collecte.

Pour ces données, l'école est responsable de traitement au sens de la loi n° 2017-20 du 20 avril 2018 portant code du numérique en République du Bénin, modifiée. Elle accomplit les formalités qui lui incombent auprès de l'Autorité de protection des données à caractère personnel (APDP), y compris celles qu'appelle l'hébergement des données hors du Bénin décrit à l'article 9. L'éditeur, sous-traitant, lui fournit les éléments nécessaires : la description des traitements, les catégories de données, les durées de conservation, les mesures de sécurité et la localisation des serveurs.

L'école informe les familles de l'existence de la plateforme et de ce qu'elle en fait, en particulier lorsqu'elle met en service l'espace parents ou le paiement en ligne.

L'école utilise la plateforme pour la gestion de son établissement. Elle ne la revend pas, ne la met pas à la disposition d'un tiers et n'y introduit pas de données sans rapport avec sa mission.

Article 5. Le paiement en ligne des frais de scolarité

5.1 L'école encaisse ; l'éditeur n'encaisse jamais

Lorsque l'école met en service le paiement en ligne, les familles règlent les frais de scolarité auprès d'un prestataire de services de paiement agréé, choisi par l'école parmi ceux que la plateforme sait relier. Les sommes sont créditées sur le compte marchand de l'école, ouvert à son nom chez ce prestataire. L'école est le marchand et le titulaire du compte de paiement.

Les fonds ne passent à aucun moment par l'éditeur. L'éditeur n'est ni détenteur des fonds, ni établissement de paiement, ni intermédiaire financier. Il ne prélève rien sur ces flux et ne peut ni retenir, ni restituer, ni rembourser une somme. Sa rémunération est l'abonnement décrit à l'article 11.

5.2 Le rôle de l'éditeur : intégrateur technique et sous-traitant

L'éditeur relie le logiciel de l'école au prestataire qu'elle a choisi. Il transmet au prestataire ce qu'un paiement demande : le montant, une référence, et les coordonnées du payeur quand celui-ci les a données. Il reçoit du prestataire la confirmation du paiement, la vérifie, puis inscrit l'encaissement dans la caisse de l'école, avec un reçu numéroté, comme un versement fait au guichet. L'ordre de paiement lui-même est donné par la famille sur la page ou dans le module du prestataire, jamais par la plateforme.

5.3 Les clés d'accès au compte marchand

Pour relier son compte, l'école saisit dans ses réglages les clés d'accès que son prestataire lui a remises. En les saisissant, l'école garantit qu'elle a le droit de les confier à son intégrateur technique au regard du contrat qui la lie au prestataire, et elle en reste responsable, y compris de leur renouvellement et de leur retrait.

Les clés sont chiffrées avant d'être enregistrées dans la base de l'école. Elles ne sont jamais réaffichées, pas même à la direction, et ne quittent pas le serveur. L'école peut les remplacer ou les retirer à tout moment depuis ses réglages ; l'ouverture de ces réglages demande une nouvelle saisie du mot de passe du compte.

5.4 Ce que la plateforme fait d'un paiement

Un paiement n'est inscrit dans la caisse qu'après confirmation par le prestataire, vérifiée par la plateforme. Un même paiement notifié plusieurs fois n'est inscrit qu'une fois. La plateforme ne conserve d'un paiement que ce qui figure sur le reçu : le montant, la date, le mode, la référence attribuée par le prestataire et le libellé du payeur. Elle ne conserve aucun numéro de carte ni aucun code de portefeuille mobile ; ces éléments ne passent que par le prestataire.

5.5 Frais, délais, litiges et remboursements

Les frais du prestataire, les délais de mise à disposition des fonds, les contestations et les remboursements relèvent du contrat entre l'école et son prestataire. Une annulation dans la plateforme constate l'écriture inverse dans la caisse ; le remboursement effectif est fait par l'école, chez son prestataire.

5.6 Mise en service

Le paiement en ligne est fermé par défaut. Il ne s'ouvre pour une école qu'après que sa direction a accepté la version en vigueur de ces conditions et posé ses clés. L'école peut le fermer à tout moment en retirant ses clés.

Article 6. L'espace parents

Lorsque l'école le met en service, chaque responsable d'élève dispose d'un accès personnel, remis par l'école sous la forme d'un lien ou d'un code à saisir, sans mot de passe.

Cet accès montre au responsable les enfants qui lui sont rattachés dans le registre de l'école : leur classe, l'état de leur compte (frais attendus, versements, reçus) et leurs bulletins, dans les limites que l'école fixe dans ses réglages. Il ne montre jamais un autre élève, ni une liste de classe, ni une donnée du personnel.

La plateforme enregistre chaque ouverture de cet espace : la date et l'heure, la rubrique consultée et le préfixe de l'adresse IP. L'école peut fermer un accès à tout moment, notamment lorsqu'un téléphone est perdu ; l'accès prend fin de lui-même à l'échéance que l'école a fixée.

Article 7. Les communications aux familles

Les envois de la plateforme aux familles passent par courriel, lorsque la famille a donné une adresse, et par l'espace parents. Ils sont faits au nom de l'école : reçu d'un versement, récépissé d'une demande d'inscription, rappel d'une échéance.

L'école décide de ce qui est envoyé et à qui. Elle peut suspendre les rappels d'une famille. L'éditeur n'écrit jamais aux familles de sa propre initiative et ne leur propose rien.

Article 8. Les données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la politique de données personnelles, qui fait partie de ces conditions. Pour les données des élèves, de leurs responsables et du personnel, l'école est responsable de traitement et l'éditeur sous-traitant : il n'agit que sur ses instructions, pour faire fonctionner la plateforme, et n'utilise ces données à aucune autre fin. Pour le site public et les dossiers d'ouverture d'école, l'éditeur est responsable de traitement.

Article 9. Hébergement, sécurité et sauvegardes

Les serveurs sont situés aux Pays-Bas, dans l'Union européenne, chez un hébergeur professionnel. Les données sont donc traitées hors du Bénin.

Chaque école dispose d'une base de données séparée. Les échanges entre le navigateur et le serveur sont chiffrés. La base de chaque école est sauvegardée chaque nuit, et la sauvegarde est conservée quinze jours. Les clés confiées par l'école à la plateforme sont chiffrées et ne sont jamais réaffichées.

L'éditeur n'accède aux données d'une école que pour faire fonctionner la plateforme, la réparer ou répondre à une demande de sa direction. Ces accès sont tracés.

Article 10. Disponibilité et évolution du logiciel

L'éditeur fait ce qu'il faut pour que la plateforme soit joignable en permanence. Des interruptions de maintenance peuvent survenir ; elles sont placées, autant que possible, hors des heures d'ouverture des écoles. Le logiciel évolue : les nouveautés arrivent dans l'espace de chaque école sans réinstallation, et la page « Nouveautés » du logiciel les annonce.

Article 11. Prix et règlement de l'abonnement

Les tarifs sont ceux publiés sur le site de la plateforme au jour de la commande. Ils sont forfaitaires par établissement et exprimés en francs CFA : un abonnement annuel, ou une licence, selon la formule choisie par l'école. L'abonnement se règle auprès de l'éditeur, par les moyens indiqués au moment de la commande ; l'espace de l'école s'ouvre à la confirmation du règlement.

Article 12. Durée, suspension et fin

L'abonnement court pour la période choisie et se renouvelle par un nouveau règlement. À défaut de règlement, l'éditeur peut suspendre l'espace de l'école après l'en avoir avisée ; les données sont conservées pendant la suspension.

À la fin de la relation, l'école exporte ses données depuis le logiciel, au format tableur. Sa base est ensuite supprimée sur sa demande écrite, sauvegardes comprises à l'expiration de leur cycle. L'éditeur ne conserve alors que les pièces relatives à l'abonnement que la loi lui impose de garder, et l'enregistrement des acceptations.

Article 13. Propriété du logiciel, propriété des données

Le logiciel, son code, ses modèles de documents et sa marque appartiennent à l'éditeur. L'école reçoit le droit de l'utiliser pour la durée de son abonnement. Les données que l'école saisit lui appartiennent ; l'éditeur ne les exploite pas et ne les communique à personne, sauf obligation légale ou demande de l'école.

Article 14. Responsabilités

L'éditeur répond du fonctionnement du logiciel tel qu'il est décrit. Il ne répond pas des données saisies par l'école ni des décisions prises à partir d'elles, ni du service du prestataire de paiement, des opérateurs de téléphonie ou de l'accès à Internet.

Les documents produits par la plateforme (reçus, relevés, bulletins, certificats) sont émis au nom de l'école et sous sa responsabilité. Le reçu délivré par la caisse est une preuve d'encaissement ; il ne tient pas lieu de facture normalisée.

Article 15. Modification de ces conditions

L'éditeur peut modifier ces conditions et la politique de données personnelles. Chaque version porte un numéro et une date, publiés en tête de cette page. Une nouvelle version est présentée à l'acceptation d'un compte de direction à sa connexion suivante. L'historique des acceptations est conservé.

Article 16. Droit applicable et différends

Ces conditions sont régies par le droit de la République du Bénin. En cas de différend, l'école et l'éditeur cherchent d'abord un règlement amiable ; à défaut, les juridictions béninoises compétentes sont saisies.

Article 17. L'éditeur

La plateforme Scolaria est éditée et exploitée par l'éditeur de la plateforme Scolaria. L'éditeur est joignable à l'adresse suivante : +229 01 56 92 86 60.